Ulkoistaminen tuo mieleeni paljolti negatiivisia asioita, kuten työpaikkojen menettämisen, heikommat työehdot, huonommat työajat ja paljon muuta ei-niin-positiivista. Ulkoistaminen voi olla myös yritykselle hyvä asia, koska muutoksilla pystytään saamaan aikaan säästöä sekä siirtämään työvaiheita muualle antaen samalla ydinasialle enemmän huomiota ja aikaa itse yrityksessä.
Ulkoistaminen aiheena on todella laaja ja siksi keskityn pohtimaan miksi ja mitä ulkoistetaan, sekä miten itse voisin selviytyä ulkoistamisesta. Löytämäni vastaukset ovat sangen yksinkertaisia ja kaupunkilaisjärjellä ymmärrettäviä.
Tutustuin aiheeseen perinteisesti lukemalla aihetta käsittelevän kirjan, vierailemalla muutamilla blogikirjoittajien nettisivuilla ja tottakai osallistumalla Humanistisen ammattikorkeakoulun Ulkoistaminen ja Verkostot -opintojaksolle. On ilo huomata kuinka oma ymmärrys kasvaa asioista selvää ottaessa.
Olen koko työurani työskennellyt yhdessä ja samassa työpaikassa. Minun ei ole siellä työskennellessä tarvinnut keskittyä ulkoistamiseen tai siihen liittyviin haasteisiin tai miettiä ulkoistamisen mahdollisuuksia. Olen tietysti työkavereideni kanssa huomannut siivousyrityksen vaihtuneen, aulapalvelujen siirtymisen eri firmalle ja sen kun kunnossapidon työntekijöiden työvaatteisiin tuli uusi nimi. Ulkoistamisen syitä ei aikaisemmin ole tullut pohdittua.
Miksi ulkoistetaan?
- Kustannussäästö on yksi tärkeimmistä syistä ulkoistamiseen. Ulkoistavan yrityksen tuottavuutta halutaan kasvattaa tai tuotannontekijöiden kustannuksia pienentää.
- Tehokkuus ja laatuvaatimukset vaikuttavat ulkoistamispäätökseen. Palvelun tarjoaja pyrkii tuottamaan esim. tarvittavan palvelun tehokkaammin ja laadukkaammin kuin emoyritys. Ulkoistamalla yritys verkostoituu ja näin saavuttaa operatiivisen, taktisen tai strategisen kumppanuuden hyötyjä.
- Yrityksen ydintoimintoihin keskittyminen on yksi ulkoistamispuheen keskeisimmistä perusteista. Ulkoistaminen on erikoistumista ja erikoistuminen lisää yleensä toiminnan tehokkuutta. Ulkoistava yritys saattaa joissakin tilanteissa tuottaa palvelun halvemmalla, mutta ulkoistamista saatetaan käyttää tekosyynä, välivaiheena, kun oikeaa syytä ei haluta kertoa ja kätevästi päästä ei-toivotuista työntekijöistä eroon. Ulkoistettu toiminta voidaan lopettaa helpommin lopettamalla siihen liittyvä sopimus. Ei siis uudelleenjärjestelyitä, yhteistoimintaneuvotteluita, tiedottamista tai eläkejärjestelyjä.
- Mikäli osa yrityksen tarjoamista tehtävistä ei kiinnosta työnhakijoita, esimerkiksi työn palkkataso on pieni ja työntekijöiden vaihtuvuus on suurta, on mahdollista ulkoistaa rekrytointi ja koulutus muualle.
- Ammattitaitoisten työntekijöiden saatavuus saattaa olla hankalaa, yrityksen paikkakunnalta tai Suomesta, joten palveluntarjoaja voi hoitaa palkkaamisen ja haastattelut mistäpäin maailmaa tahansa.
- Kiinteiden kustannusten välttäminen silloin kun työtehtävä ei vaadi kokoaikaista sitoutumista työhön. Ulkoistamisella voidaan alentaa myös palvelukustannuksia, puhutaan työehtoshoppailusta
- Yrityksen sisäisen rekrytointikiellon aikana saatetaan ostaa työ yrityksen ulkopuolelta ja maksaa siitä jopa enemmän kuin uudesta työntekijästä.
- Budjetin rajoitteiden kierto onnistuu ulkoistamalla. Esimerkiksi silloin kun yritys tarvitsee uuden tietojärjestelmän ja se ei mahdu budjettiin. Ostamalla palvelu muualta saadaan käyttöön haluttu järjestelmä ja kaikki uusimmat versiot. Kulut voidaan laskuttaa osana juoksevia kuluja.
Syitä ulkoistamiseen löytyy yllä mainittujen lisäksi vielä paljon ja ne voivat olla työntekijöille näkyviä tai näkymättömiä. Muutamia muita syitä vielä esimerkeiksi: lisäkapasiteetin hankkiminen, joustavuuden lisääminen, varastojen minimointi, tuotekehitysprosessien nopeuttaminen, markkinoille pääsy, sopeutuminen kysynnän määrään, pääoman vapauttaminen sekä asiakastarpeeseen vastaaminen.
Mitä ulkoistetaan?
Ulkoistamisessa vain mielikuvitus on rajana. Muun muassa seuraavia osia yrityksestä on mahdollista ulkoistaa: siivous, vartiointi, kiinteistöhuolto, kopiointi, viestintä, tietojärjestelmät, taloushallinto, palkanlaskenta, puhelinpalvelut, markkinointi, ruokailu, terveydenhuolto, kunnossapito, logistiikka sekä tuotekehitys.
Iso osa ulkoistamisesta tapahtuu nykyään Suomen rajojen ulkopuolella. Suuret yritykset ulkoistavat enemmän ulkomaille kuin pienet yritykset. Ulkoistamisen käsitteitä on olemassa kolme. Onshore-ulkoistus tapahtuu Suomessa, Nearshore-ulkoistus Euroopassa ja Offshore-ulkoistus tapahtuu kaukomailla, esimerkiksi Intiassa. Paikkariippumattomat työt ovat helppo ulkoistaa mihin päin maailmaa tahansa. Jopa Suomen kielen taitoa edellyttäviä töitä ulkoistetaan, tosin niitä tekemään palkataan suomalaisia esimerkiksi Espanjan aurinkorannikolla.
Voiko ulkoistaminen olla myös mahdollisuus? Jos toimin yritysjohdon konsulttina tai juristina, voi ulkoistaminen olla keino ansaita rahaa oikein roppakaupalla. Myös osakkeen omistajana voin hyötyä ulkoistavan yrityksen pörssikurssin noususta tai paremmista osinkotuloista. Mutta, erityisesti kehittämällä itseäni ammatillisesti, opiskelemalla työyhteisön kehittäjäksi, voin olla mukana luomassa parempia ulkoistamisprosesseja, edesauttamalla luottamusta, työhyvinvointia ja osallisuutta.
Kun työyhteisössä vallitsee avoimuuden kulttuuri, muutos on ymmärrettävämpää, työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa ja osallistua prosessin eri vaiheissa sitouttaa ja lisää motivaatiota. Tyhmää? Ei suinkaan!
Kirjoittajina Leena Heinonen ja Maija Katajisto, jotka ovat opiskelujensa vuoksi tutustuneet ensimmäistä kertaa ulkoistamisen maailmaan.
Kuvat: Pixabay.
Lähteet
- https://blog.barona.fi/ulkoistamisen-perusasioita.
- https://blog.barona.fi/palveluiden-ulkoistaminen.
- https://www.talouskuutio.fi/taloushallinnlkoistaminen/.
- Ulkoistamisen käsikirja, Lehikoinen Riitta ja Töyrylä Ilkka. Talentum. Helsinki 2013.
