Koordinoimalla ja fasilitoimalla verkosto toimivaksi

työyhteisön-kehittämisen-blogi-nostokuva

Mikä voisikaan olla turhauttavampaa ja enemmän hukkaan heitettyä aikaa kuin valmistelematon tilaisuus. Miksi aikatauluttaminen ja jokaisen osallistujan täpötäyteen sähköiseen kalenteriin tapaamisaikojen sovittaminen onkin usein lähes mahdoton tehtävä? Tämä kaikki sai minut arvioimaan koordinoinnin ja fasilitoinnin merkitystä verkostossa.

Tämä hetki, jossa nyt elämme, on yhdelle 24/7 työtä ja toiselle tolkutonta odotusta karanteenissa tai yhteistoimintaneuvottelujen suuressa virrassa. Ehkä juuri siksi meidän on tärkeätä verkostoitua, että kukaan meistä ei jää yksin, joko päälle kaatuvan työmäärän tai yksinäisyyden kanssa.

Miksi verkostoa kannattaa koordinoida?

Kun omalla työpaikalla jokainen prosessi ja jokainen työtunti on käytetty tarkkaan, mutta homma ei etene, kannattaa laajentaa verkostoa. Verkosto mahdollistaa laajemman dialogin ja uutta hyödyllistä tietoa voi syntyä kokemuksia jakamalla. Kokemusten ja opittujen asioiden jakaminen, sekä vastavuoroisesti toisten kokemuksista oppiminen auttaa löytämään uusia keinoja.

Luottamus on tärkeä, jotta dialogia saadaan aikaiseksi. Siksi luottamusta verkoston sisällä kannattaa rakentaa ja ylläpitää ahkerasti, sekä luoda siihen toimivat keinot. Luottamuksen puuttuessa ei dialogiakaan oikein synny.

On tärkeää, että oikeasti syntyy konkreettista etenemistä kohti yhteistä tavoitetta. Onnistunutta verkostoa täytyy ylläpitää, osallistaa ja osallistujia kuunnella. Kannattakin siis olla avoin uusille toimijoille ja suhtautua avoimesti muiden ideoihin. Hyvä verkosto toimii tuntemisen, sitoutumisen ja luottamuksen kautta.  Kannattaa huolehtia kokonaisuudesta ja fasilitoida aktiivisesti.

tyke-blogi-annie-spratt-unsplash.
Kuva: Annie Spratt / Unsplash.

Toimintaa tulee koordinoida niin, että oikeat ihmiset, resurssit ja tiedot kohtaavat oikeaan aikaan, sekä oikeassa paikassa. Tulee myös varmistaa yhteistyöprosessien sujuvuus ja tarkkailla yhteistyön pullonkauloja sekä ratkaista ongelmat yhdessä.

Koronaviruspandemia on varmasti aiheuttanut haastetta myös monien verkostojen ja työyhteisöjen toiminnalle. Omassa työssäni olen kohdannut suuren haasteen. Millaiseen yhteistyöverkostoon tulisi uida ja millaista yhteistyötä tämä vaatii kaikilta verkostoilta, jotta yhteistoimintaneuvottelujen Suomi saadaan jälleen nousuun.

Päivä päivältä suurempi työpaine työpaikalla pistää arvioimaan uusia keinoja ja uusia toimintatapoja yhdistämällä erilaisia verkostoja ja hakemalla uusia keinoja. Ihmisten hätä ja avuntarve ajaa hakemaan uusia verkostoja. Näiden koordinointi onkin juuri nyt yksi tärkeimmistä tehtävistä. On tarve löytää yhteistyöverkosto, jonka avulla voimme yhdistää voimamme, löytää uusi innovaatioita, robotiikkaa ja erilaisia tapoja toimia. Sitä kautta varmasti tavoitamme asiakaslähtöisemmän tavan toimia niin, että asiakkaan odotukset tulee täytettyä.  Verkostojen löytymisen jälkeenkin niiden koordinoiminen yhteisin tavoittein eteenpäin.

tyke-blogi-patrick-perkins-unsplash.
Kuva: Patrick Perkins / Unsplash.

Mitä etuja fasilitointi tuo verkoston toimivuudelle?

Yhteistyötä kannattaa jäsentää vuosikellon avulla. Merkitse siihen verkostotapaamiset, innovaatiotyöpajat, suunnittelutapaamiset ja sovitut viestinnän keinot. Kun verkoston toimintaa ohjataan suunnitellusti, saa se aikaan myös sovitut tapaamiset. Seuraavan tapaamisen alussa kannatta tehdä pieni katsaus siihen, olemmeko edenneet suunnitelmallisesti.

Kannattaa ylläpitää vuosikelloa, jonka avulla toimijat pysyvät mukana toiminnassa.

  1. Tee siis yhdessä suunnitelmat
  2. Ennakoi tulevaa
  3. Mieti erilaisia keinoja, joiden avulla toimijat pysyvät mukana yhteisessä toiminnassa
  4. Älä unohda viestintää ja käytä siihen erilaisia keinoja

Pidä mielessä visio, joka määrittelee verkoston tavoitteellisen sunnan. Vision tulee olla innostava, kirkas ja merkityksellinen, että se jää kaikille mieleen, motivoi ja antaa toiminnalle suunnan pitkäksi aikaa. Sunnan ja tavoitteiden kirkkaus antaa mahdollisuuden tehdä täydellä energialla yhteistyötä tavoitteiden hyväksi. Kun kaikilla osallistujilla on suunta kirkkaana mielessä, kenenkään ei tarvitse kysellä, minne olemme seuraavaksi matkalla ja mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.

Markus-spiske-unsplash.

Kannattaa panostaa tapaamisten ennakkovalmisteluihin, että tapaamisissa päästään sovittuihin asioihin suoraviivaisemmin. Kirjoita selkeät yhteenvedot ja sovitut asiat ylös, sekä jaa se kaikkien tietoon. Tapaamisille kannattaa varata aikaa, mutta toisaalta johdatella napakasti eteenpäin.

Kannattaa pitää toiminta yhdenmukaisena ja rakenteet yksinkertaisina. Olennaista on siis johdonmukaisuus.  Auta muita kuuntelemaan, kannusta ja jaa kaikille vastuuta tarvittaessa. On tärkeää varmistaa, että asiat etenevät sovittuun suuntaan.

Kuuntelutaito unohtuu meiltä useasti. Jos emme opi kuuntelemaan toisia, emme myös saa aikaan vuorovaikutusta ja hyötyä verkostosta. Oivalluta siis näkemään asioita myös eri osallistujien silmin.

Ensimmäisessä tapaamisessa kannattaa sopia seuraavat askeleet ja tehdä pidemmän aikavälin suunnitelma. Varmista siis vielä, että kaikki osaavat käyttää ja jokainen on ymmärtänyt sovitut viestintäkanavat. Ylläpidä yhteyttä eri toimijoiden välillä myös tapaamisten välillä eli edistä dialogin syntymistä.

Pyri sitouttamaan hankkeisiin kaikki. Sitoutuminen on sitä vahvempaa, mitä paremmin jokainen saadaan näkemään oman panoksensa merkitys yhteisiin tavoitteisiin pyrittäessä.

Näe siis uusi verkosto uutena mahdollisuutena. Meistä jokainen voi osaltaan saada parannettua toimintaansa sen kautta. Jotkut verkostot ovat toiminnallisia vain tietyn ajan. Onkin siis viisasta ymmärtää, milloin kannatta jättäytyä pois.

Mielestäni hyvän fasilitaattorin toiminta perustuukin kykyyn rakentaa luottamusta, jakaa positiivista asennetta, olla kiinnostunut jokaisesta osallistujasta, nähdä asioista olennainen ja saada asioita aikaiseksi.

Toivon, että positiivisuus antaa uusia näkökulmia. Positiivisesti asennoituneena näemme ratkaisuja, emme jää päivittelemään vaikeuksia, vaan selvittelemme ne yhdessä koordinoimalla ja fasilitoimalla.

Teksti: Terhi Jääskeläinen.

Lähteet