Parhaimmillaan viestintä synnyttää sitoutumista. Juholinin (2017, 49) mukaan sitoutuminen on viestinnän tulos, joka vaatii tietoa ja vuorovaikutusta, kuulumisen ja kuulluksi tulemisen kokemusta sekä arvostuksen tuntemusta. Organisaatiokulttuuri Juholinin mukaan rakentuu ja vahvistuu yhteisistä arvoista, uskomuksista ja käytännöistä, ja myönteinen vuorovaikutus on työyhteisön suurimpia voimavaroja.
Seuraava kuvitteellinen kertomus liittyy siihen minkälaisia vaikutuksia voi tulla puutteellisesta tiedottamisesta ja siitä kun henkilöstö jätetään ulkopuolelle.
Puutteellinen tiedonsaanti tuo haasteita
Ritva on suuren yrityksen palveluksessa ja jopa 30 vuoden ajan tottunut järjestämään aamu-, iltapäivä-, hätä- sekä kriisipalavereita. Ritva on tunnollisesti ottanut huomioon kokousten järjestämisessä monien ihmisten toivomukset huomioon niin aikataulullisesti kuin itse kokouksen sujuvuudenkin kannalta.
Monien vuosien jälkeen Ritva oli jo tottunut kokoushuoneessa olevan videotykit, tietokoneet, muistiinpanovälineet sekä pullat, kahvit ja vichyt valmiina. Hänen ei tarvinnut kuin sisäisesti ilmoittaa kokousaikataulut sekä osallistujalista ja kaikki muut hoituivat kuin itsestään.
Ja aina yhtä mielissään ja innoissaan Ritva kävi katsomassa ennen kokousta että kaikki on valmiina. Välillä oli ilmestynyt ihania pieniä voileipiäkin kokoushuoneeseen ja aina oli otettu huomioon toimitusjohtaja Pertin paprika-allergia ja sihteeri Liisan yliherkkyys pähkinöille. Kaikki sujui kuin rasvattu ja Ritvan ei tarvinnut kuin keskittyä päivän polttaviin aiheisiin ja tavoitteiden mukaisiin päätöksiin. Kyllä elämä on helppoa.
Nyt olikin Englannista tulossa vierailijoita tutustumaan työpaikkaan. Jo hieman rupesi Ritvaa jännittämään varteenotettavat uudet asiakkaat ihan Englannista asti. Tyytyväisin mielin Ritva järjesti kokousohjelmat samalla tavalla kuin ennenkin, mikä nyt voisikaan mennä pieleen.
Päivän koittaessa Ritva meni tuttuun tapaan tarkastamaan kokoustilat ennen vierailijoiden saapumista. Järkytyksekseen Ritvan leuka valahti alas:
”Ei pullaa, ei kahvia, ei pieniä voileipiä, joita tänään varsinkin olisi tarvittu?”
Kokoushuone ammotti tyhjyyttään ja Ritva oli ihmeissään – mitä on tapahtunut?
Kahviopalveluiden ulkoistussopimus oli tullut päätökseen ja toimitusjohtaja Pertti oli päättänyt, että sopimusta ei uusita kustannussyistä, tästä kenellekään mitään mainitsematta.
Työyhteisössä käy myllerrys
”Kuka nyt hankkii pullat? Joutuuko tähän käyttää omaa työaikaa? Miten aika riittää oman työn tekemiseen? Osataanko ottaa huomioon hygienia ja allergiat? Miksi ei kukaan kysynyt työntekijöiltä? Meneekö firmalla huonosti? Onkohan tulossa irtisanomisia?”
Ritva kihisi raivosta:
”Viis Pertin paprika-allergiasta, vieraat saapuvat aivan kohta…. Mitä heille tarjotaan, vettä ja keksejä?!”
Työyhteisöön oli leviämässä huhuja, epätietoisuutta ja pahoinvointia.
Ulkoistetut palvelut auttoivat yritystä keskittymään oman ydinosaamisen tekemiseen. Tässä kohtaan kahviopalveluiden lisäksi sopimuksessa ei ollut mainittu, että he järjestelevät myös muut kokoustarvikkeet. Ulkoistuksen loppumista ei ennakoitu ja eikä otettu huomioon minkälaista osaamista katoaa palveluntarjoajan mukana ja kuinka paljon lisätyötä se teettää omille työntekijöille.
Yrityksessä ei ollut myöskään ajateltu minkälaisen kuvan ulkopuoliset saavat yrityksen toiminnasta. Sisäinen viestintä on tärkeää henkilöstölle ja ulkoinen viestintä vaikuttaa yrityksen imagoon ja maineeseen. Tällä toiminnalla oli aiheutettu kriisi tilanne työyhteisöön, mikä olisi voitu välttää ottamalla henkilöstö mukaan ja viestimällä muutoksista etukäteen.
Mitä ulkoistamisen suunnittelussa pitäisi huomioida?
Ulkoistusta suunniteltaessa Lehikoisen & Töyrylän (2013,93-95) mukaan henkilöstön mukaan ottamiseen, sisäiseen viestintään ja muutostenhallintaan pitäisi erityisesti kiinnittää huomiota. Avoin tiedotus varhaisessa vaiheessa on henkilöstön näkökulmasta hyväksyttävämpää ja kommunikaatio antaa yritykselle paremmat mahdollisuudet kerätä tietoja henkilöstöltä ulkoistusta suunniteltaessa.
Kun kerrotaan mitä ulkoistus tarkoittaa työntekijöiden kannalta, voidaan estää huhujen ja epävarmuuden leviäminen. Kun yritys käy läpi henkilöstö vaikutukset niin varmistetaan henkilöstön tyytyväisyys ja minimoidaan riski siitä, että heikennetään yrityksen työnantajamielikuvaa. (emt.)
Nämä asiat voidaan huomioida myös ulkoistuksen päättymisen yhteydessä. Valitettavan usein näin ei toimita. Viestinnällä ja suunnitelmallisella toiminnalla olisi voitu selvittää minkälaisia vaikutuksia yritykselle tulee kahviopalveluiden loppumisesta.
Olisikohan voitu kysyä henkilöstöltä eikä ainoastaan laskea kustannuksia?
Ritva tuumailee: ”omakin maine tässä kärsii…” ja soittaa Cafe ala Carteen: ” … ja Pertti saa hoitaa sen laskun!”
Teksti: Reeta Rönkkä.
Lähteet
- Juholin, Elisa 2017. Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. Turenki: Hansaprint Oy.
- Lehikoinen, Riikka & Töyrylä, Ilkka 2013. Ulkoistamisen käsikirja. Helsinki: Talentum.
